Dijital beden dilini doğru kullanmanın 7 yolu
Tıpkı günlük hayatta olduğu gibi, görüntülü görüşme ve maillerde de ne söylediğiniz kadar nasıl söylediğiniz çok önemli. Mailinizde kullandığınız noktalama işaretleri ya da emojiler, görüntülü toplantılarda nasıl söz aldığınız gibi detaylar dijital beden dilinizi şekillendiriyor
ZEYNEP ELİF YAĞMUR
“Tuhaf zamanlarda yaşayasın!” Bir Çin bedduası olarak bilinen o meşhur sözle kastedilen tam olarak neydi bilmiyoruz ama internetin ve akıllı telefonların hayatımıza girmesiyle tuhaf canlılara dönüştüğümüz bir gerçek. Gözü ekranda, parmağıyla ekranı yukarı kaydıran, vaktinin çoğunu sanal bir dünyada geçiren varlıklar olarak hayatımızı sürdürüyoruz. Dünya değişiyor ve dijitalleşme iş hayatından eğlenceye, eğitimden spora, ekonomiden sanata bütün alanlarda her geçen gün daha da geniş yer kaplıyor.
ABD’de yapılan bir anket çalışmasına göre cep telefonu olan insanların yüzde 90’ını telefonlarını “sıklıkla” yanlarında taşıyor, yüzde 76’sı telefonlarını “nadiren kapattıklarını” veya “hiçbir zaman kapatmadıklarını” söylüyor. Ortalama bir insan sosyal medyada her gün yaklaşık 116 dakika, yani yaklaşık 2 saat vakit geçiriyor.
Son iki yılda yaşadığımız pandemiyle birlikte çalışanlar arasında fiziksel mesafe artmış durumda, yüz yüze etkileşimse daha az. Okunacak bir beden dili yok. Sözsüz ipuçları yüz yüze iletişimin yüzde 60 ila yüzde 80’uni oluşturuyor. Bu sinyal ve ipuçları; -ses tonu, yüz ifadeleri, göz teması, el hareketleri ve ses yüksekliği- sessiz dil olarak adlandırılıyor. Günümüzde iş dünyasında ekipler arasındaki iletişimin yüzde 70’i sanal olarak gerçekleşiyor.
Gerçek hayatta karşımızdaki kişiyi dinlediğimizi ve önemsediğimizi göstermek için gülümser, kafamızı sallar, göz teması kurarız. Yakın zamana kadar iletişim kurmak ve güven inşa etmek için beden dilinin vazgeçilmez olduğunu düşünsek de artık çoğunlukla bir ekran vasıtasıyla iletişim kurduğumuz yeni normalde geleneksel beden dili giderek önemini kaybediyor. Çevrimiçi ortamda dikkatle okumak dinlemenin yerini aldı. Açık ve anlaşılır şekilde yazmak yeni bir empati biçimiyken bir telefon veya video görüşmesi bin e-postaya bedel hale geldi. Fiziksel beden dilimiz gibi dijital beden dili de ruh halimiz veya etkileşimimiz gibi şeyleri işaret eden ipuçlarıyla dolu ve metinde, telefonda veya görüntülü görüşmede söylenen kelimelerin anlamını değiştiriyor. Modern iletişim, her zamankinden daha çok ne değil nasıl dediğimize dayanıyor. Bu da dijital beden dilimizi oluşturuyor.
Bu yeni düzende kendimizi doğru ifade etmek için ne yapmalıyız? Net ve güvenilir iletişim kurduğumuzu düşünürken aslında hangi yanlışları yapıyoruz? Dijital beden dilini nasıl doğru kullanabiliriz? Dijital Beden Dili (Timaş Yayınları, 2022) kitabında iletişim uzmanı Erica Dhawan bu sorulara kısa ve öz cevaplar veriyor. Sizler için kısaca derledik.
1- MESAJINIZDA AÇIK VE NET OLUN!
Başkalarına yazarken, kendinize her zaman şu soruları sorun:
- Mesajım açık ve net mi?
- Alıcı mesajımı başka bir şekilde (ya da ikinci veya üçüncü bir şekilde) yorumlayabilir mi?
- Mesajım kafa karıştırıcıysa mesajımı karşı tarafa daha net iletmek için başka bir kanal ve stil kullanabilir miyim?
- Daha güçlü olan taraf bensem, istemeden kısa veya belirsiz bir mesaj mı yazıyorum yoksa acele mi ediyorum.
2- GÖZLE GÖRÜLÜR ŞEKİLDE DEĞER VER!
Dijital beden dilinin ilk yasası: Gözle görülür şekilde değer vermek. Diğer insanların ihtiyaçları ve planlarına saygılı olduğumuzu gösterir. Gelen kutumuzdaki e-postaları dikkatlice okumanın modern dinleme sanatı olduğunu kavradığımız anlamına gelir. Bu şekilde davranmak saygı ve güvenin artması anlamına gelir. Saygı duymak, e-postanızı göndermeden yeniden okumaktır. Saygı duymak, diğer insanların zamanına ve planlarına saygı duymak, toplantıları son saniyede iptal etmemek veya bir e-postaya vereceğimiz cevabı insanları sizi kovalamak zorunda bırakacak kadar uzun süre ertelememek anlamına gelir.
3- KISA CEVAPLARDAN VAZGEÇİN
‘Ok’, ‘Tmm’, ‘Tşk’, ‘Saol’ ve ‘Nbr’ gibi kısaltmaları kullanmayın. Kısa cevaplar iletişimi zayıflattığı gibi kişiler arası bağları da güçsüzleştiriyor. Bu tür bir yazım tarzı hiçbir zaman samimi gözükmez. Kısa cevaplar bir insanı önemli gösterebilir ancak işinize zarar gelebilir.
4- NOKTALAMA İŞARETLERİNİ DOĞRU KULLANIN
Noktalama işaretlerini ve sembolleri nasıl kullandığınız üzerine düşünün. Mesajlaştığınız kişiyle ilişkinizin nasıl ilerlemesini istiyorsunuz? Peşinde olduğunuz şey resmiyetse ve aşırı sinyal kullanmaktan rahatsız oluyorsanız temel gerçeklere bağlı kalın ve cümlelerinizi noktalarla sonlandırın. Ayrıca, patronunuzun veya müşterinizin dijital beden dili resmiyse, siz de bu resmiyeti karşı tarafa yansıtmalısınız. Öte yandan, samimiyet kurmak istiyorsanız ve diğer kişi de bunu istiyorsa bir adım daha atın; gülen yüzleri ve komik kısaltmaları devreye sokun.
5- EMOJİLERİ GÖNDERMEDEN ÖNCE DÜŞÜNÜN
Kurumsal bir iletişimi sürdürmek için bir e-posta yazıyorsanız emoji kullanmayın. Cinsiyetinize, kültürünüze ve ülkenize bağlı olarak emoji kullanımının farklı şekilde karşılanabileceğini unutmayın. Yakın tarihli bir araştırma emojilerin aşırı kullanımının işinizde yeteneksiz olduğunuz anlamına gelebileceğini ve genç kadınların bu konuda haksız yere suçlanma olasılığının yüksek olduğunu gösterdi.
6- E POSTANIZI 2N1K’YA GÖRE YAZIN
E-posta görevlerini “2N1K”ya göre belirleyin. Her mesajda Kim sorusuna (grup yerine belirli bir kişinin adı); Ne sorusuna (net bir açıklama) ve Ne Zaman sorusuna (tam saat ve tarih) net cevaplar verilmelidir. Konu satırında veya ilk cümlesinde mesajın ne olduğunu belirtin. Yazdığınız konu satırı mükemmel olmalıdır. E-postanızın konusunu kısaca özetleyin, doğru ekleri kullanın ve e-postanın konusuna sadık kalın (e-postanın konu satırı yeni sorular sormanın yeri değildir). Konu değişirse, yeni bir e-posta dizisi oluşturun.
7- DİJİTAL GHOSTING’DEN KAÇININ!
Bir cevap bekliyorsanız;
- Düşünmeden karar vermeyin. Olabildiğince çabuk cevap almanız gerekmiyorsa insanların meşgul olabileceğini unutmayın.
- İki kez tekrar mesaj göndermişseniz ancak yine cevap alamamışsanız farklı bir kanaldan iletişime geçin.
- Eğer birine cevap vermeniz gerekiyorsa; 60 saniye veya daha kısa süre içinde cevap verebilecek durumdaysanız hemen cevap verin.
- Acilse, derhal cevap verin veya göndericiye o konu üzerinde çalıştığınızı bildirin. Cevaplamak için takviminizde uygun olduğunuz bir tarihi işaretleyin.
- Acil olmayan konular için stres yapmayın. Uygun olduğunuzda cevap vermek için zaman ayırın.
DİJİTAL BEDEN DİLİ-GELENEKSEL BEDEN DİLİ
Geleneksel Beden Dili: Başı bir tarafa çevirmek, kişinin karşısındakini dikkatle dinlediğini gösterir.
Dijital Beden Dili: Bir mesajı “beğenmek”. Başka bir kişinin e-postaya girişini övmek. Biri bir fikri ifade ettiğinde sadece, “Katılıyorum” demek yerine video konferanslarda sözlü olarak veya mesaj yoluyla ayrıntılı bir yorum yapmak.
Geleneksel Beden Dili: Çenenizi okşamak veya birkaç saniye duraksayarak az önce söylenenleri düşündüğünüzü işaret etmek.
Dijital Beden Dili: Karşı tarafın fikirlerine duyduğunuz saygı göstermek için metne yanıt verirken fazladan birkaç dakika ayırmak, düşünceyi ve odağı gösteren bir e-postaya uzun veya ayrıntılı bir yanıt yazmak. Bir konferans bağlantısı sırasında akla gelen ilk şeyi anında söylemek yerine söylenenleri anlamak için beklemek.
Geleneksel Beden Dili: Gülümsemek.
Dijital Beden Dili: Ünlem işaretlerini ve emojileri ölçülü şekilde kullanmak. Bir e-postanın sonuna, “iyi hafta sonları” yazmak. Bir video konferans esnasında gülümsemek.
Geleneksel Beden Dili: Başını sallamak. Başınızı yukarı aşağı sallamak bizi hem ilgili hem de cana yakın gösterir. Gülümsemek gibi kafa sallamak da bulaşıcıdır, yani konuşurken kafa sallarsak başkalarının söylediklerimizi onaylama olasılığı daha yüksektir.
Dijital Beden Dili: Bir mesaja anında cevap vermek, bir e-postaya kendi yorumlarımızı da katıp cevap vererek katılım göstermek. Zoom toplantısında, “Söylediklerinize tamamen katılıyorum” yazmak. Bir video toplantısında başparmak yukarı emojisini kullanmak.
(Bu yazı 6N+ Magazine dergisinin ilk sayısında yayımlanmıştır.)
